Fallstudie ELSIC Schreibbüro

ELSIC vertreibt Produkte, welche der Bedienungssicherheit sowie Unfallverhütung elektrischer Anlagen dienen. Zum optimalen Prozessablauf ist ELSIC auf ein leistungsstarkes und zugleich benutzerfreundliches Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) angewiesen: das ELSIC Schreibbüro.

Die bisherige Softwarelösung war nur über die Konsole ansteuerbar und lief ausschließlich auf veralteter Hardware. Ziel war es, die bisherige Software nachzubilden, um die Einarbeitung in die neue Software zu erleichtern. Zentrale Herausforderung war es, eine moderne und den Erfordernissen der Branche entsprechende User Interface zu erschaffen. Die UI musste sowohl einfach zugänglich sein als auch eine hohe Funktionalität aufweisen, die den verschiedenen Fachabteilungen gerecht wird. Zudem sollten durch das neue ERP-System bestehende Prozesse optimiert und wo möglich automatisiert werden.

Wir boten ELSIC eine vollumfängliche, in Java verfasste Softwarelösung von der Entwicklung über die Implementierung bis zur Betreuung im Alltagsgeschäft, welche wir bis heute fortsetzen. Durch den agilen Entwicklungsprozess konnten die Bedarfe der einzelnen Abteilungen in angemessener Weise im Programm abgebildet werden. Durch die Gewährleistung einer anteiligen Abwärtskompatibilität zur Vorgängersoftware konnte die Umstellung auf die neue Software beschleunigt werden. Die Software wurde von uns so gestaltet, dass sie den spezifischen Wünschen von ELSIC gerecht wird, ihre modulare Architektur jedoch zugleich eine Grundlage für die Entwicklung zukünftiger ERP-Systeme bilden kann.

Die selbsterklärende UI der neuen Softwarelösung reduziert die Einarbeitungszeit auch für neue Mitarbeiter. Die neue Software ist dazu in der Lage, durch die vielfältige Bereitstellung von Vorlagen zur Dokumentenerstellung sowie ein zugehöriges Word-Plugin diesen Arbeitsprozess zeitlich enorm zu verschlanken. In der internen Kommunikation kommt in diesem Kontext außerdem die Integration von Hardware-Schnittstellen zu Druckern zum Tragen, die das gleichzeitige Ansteuern mehrerer Geräte mit verschiedenen Dokumenten erlauben. Es können mit wenigen Klicks Serienbriefe und Übersichtsdateien erstellt werden. Auch Frachtbriefe können statt per Schreibmaschine vollständig automatisiert in der neuen Softwarelösung erstellt und direkt ausgedruckt werden. Gleichfalls werden DEL-Werte tagesaktuell ausgelesen, um so die Preisberechnung vollständig zu automatisieren.

Die Kundenbetreuung von der Angebotsanfrage bis zu Rechnungstellung und Versand kann ELSIC mithilfe des neuen ERP-Systems bewerkstelligen. Die vielzähligen Prozessoptimierungen führten zu einer Reduktion des Bearbeitungsaufwands und erleichtern somit die interne sowie externe Kommunikation. Die Zugänglichkeit und Leistungsfähigkeit zur neuen Software wird durch das Aufgreifen vorhandener Funktionen sowie die anteilige Abwärtskompatibilität zum Vorgängerprogramm von Beginn an gewährleistet. Die UI erleichtert die Bedienung und stellt die Funktionalität des Programms auch in Zukunft sicher.